不管单位大小、人多人少，也不论是机关还是企事业单位，办公室都是一个中心枢纽，办公室主任都是一个非常重要的岗位，负责的工作任务重要繁杂。看似每天只做一些日常琐事，一年下来总结也没有什么重大成果，但要当一个合格的办公室主任确实不易，当一个优秀的办公室主任更是很难。本人在办公室工作了二十多年，认为当好办公室主任必须具备七种基本能力。
一是要具备参谋辅政的能力。在决策方面，办公室主任不是决策者，但他是领导班子特别是主要领导决策的重要参谋助手。一个单位的许多工作办公室主任都有建议权，有时主要领导决策前还会征求办公室主任的意见，特别是领导心中还没底时，这种参谋建议就有了举足轻重的作用。提高参谋辅政能力，首先要学好政治理论，提高政策水平。特别是当前时事，尤其是中央领导的重要讲话和会议文件，省市等本地方的重要会议和领导的讲话精神，都必须及时跟进学习和掌握，准确理解把握党的路线方针政策和地方党政的重大决策部署，这样才能确保你给领导建言献策时能顺应时代要求，不跑偏、不走题，符合上级要求和精神，整个单位的工作才能紧紧的围绕中心来开展，才不会迷失前进方向。
二是要提高公文写作的能力。公文写作是做好办公室工作的基本功，文稿起草把关是办公室的主要职责。办公室主任要把提高自己的公文写作能力作为履职的第一要务。既使你不自己动手去写作，审核把关也需要你是公文写作的行家里手。公文写作和一般文章的写作又有不同，既使原来有一定的写作基础，公文写作也需要学习。先要学习上级的文件和讲话，这既是很好的公文范本，也是熟悉上级政策的有效途径，写出的公文才符合上级的精神和要求；其次要熟悉了解相关的工作，特别是对工作中存在的问题，要有自己的研究和见解，写出来的东西才能很好地结合实际，更有指导性、针对性和操作性。这就是上通＂天线＂、下接＂地气＂。再次要熟悉公文的种类和格式，才不会把通知写成通报，请示写成报告。才能写出格式规范、表达准确、内容全面、见解独到的优秀公文。这样，公文的起草和审核把关都难不住你，才是一个合格的办公室主任。
三是要增强公文处理的能力。公文处理是办公室的主要业务，是上传下达、机关运转的主要手段。公文处理看似简单，办理起来并不容易，出现一点失误都会给工作带来一定麻烦，影响工作有序开展，甚至会造成领导之间、单位（科室）之间的误解，造成不良后果。因此，办公室主任要精通《党政机关公文处理条例》，这是公文办理的法规和准绳，同时，还要熟悉领导分工和各单位（科室）职责，这是公文处理的依据。把《条例》及相关资料作为案头必备。因为办公室在处理文件的过程中，会遇到许多具体的问题，只有熟悉掌握公文的文种、格式和办理程序，结合领导和单位（科室）的职责分工，才能及时准确、科学合理提出拟办意见，迅速高效的办理，出现问题也能有理有据解决，才不会把分发对象、办理程序这些基本的东西搞错，引起工作上的推诿扯皮和混乱，影响工作正常高效的开展。
四是要提高办理会务的能力。会议是一个地方和单位统一思想认识、安排落实工作的重要方式。会务办得如何直接关系到单位运转有序和工作质量效率。办公室主任是机关单位办理会务的主要负责人或牵头办理者，对会议主题选择、议题提出、召开形式、议程拟定、人员确定等会议要素有一定的决定作用或重要的参谋意见，会议通知起草下发，会议资料的起草把关、收集归档等等也是由办公室主任负责。如何把会议办好，既不能增加基层负担，也能确保达到开会的目的和效果，就是对办公室主任能力的考验。
五是要提升综合统筹的能力。办公室的中枢作用主要体现在综合统筹协调上，任何工作和任务都不是一个单位或个人可以独立完成的，许多工作以及疑难问题都需要办公室主任出面协调解决。办公室主任必须学会协调上下、左右沟通、内外联动的方式方法。寓落实于协调、化矛盾于无形。有人说，当办公室主任的要圆滑一些，摆平就是水平，实际说的就是要综合协调能力。这里还包括单位内部科室和人员的统筹兼顾都要做到合情合理、科学有序、有条有理、均衡有度。保证机关单位及领导的决策和意志顺利的落到实处。
六是要提升礼仪接待的能力。办公室是一个地方和单位的门面和窗口，文明办事、礼貌待人是基本要求。所以办公室主任及下属都要学习一定的公务礼仪，从着装、语言、交流、办事都要规范有度，体现机关文明形象。比如，办公室在单位及领导的对外交往和公务洽谈中，双方领导见面、座谈、签约等等，对场景、程序、人员都有规范要求，这些办公室主任都要精准把握，既要有仪式感，又要符合程序和双方身份。特别是新形势下的公务接待，规定多，规矩也严，更要把好政策关，才能既很好的完成接待任务，又不违反有关规定，留下财经方面的隐患。
七是要提高督促落实的能力。抓落实是办公室的重要职责。上级决策部署在本单位的落实、本单位及领导安排的工作，还有一些临时的任务都要办公室去跟踪督促落实。要建好工作落实台帐，逐项逐事分解，明确落实的内容、责任单位、责任人，完成的时限和达到的要求，形成定期或不定期调度督查的制度。推进中在职权范围内的问题，要敢于担当，及时协调解决，不能上交矛盾；自己不能解决的问题要及时报告，请示上级和领导帮助解决，千万不能知情不报，把小事拖大，大事拖炸。这样一件一件的去办，做到事事有着落，件件有回音。
当好办公室主任需要的能力还很多，比如后勤保障能力、数字技术能力等等，所以有人说办公室主任是＂万金油＂，就是什么都要能都要懂的意思。但我认为以上七种能力是当好办公室主任必须具备的最基本的能力，具备了，当一个合格的办公室主住就没有问题了，做得好，当一个优秀的办公室主任也没有问题。